Compliance¿Cómo debo investigar una denuncia interna en mi organización?

En una entrada anterior, checamos varias particularidades y características de una buena protección al denunciante y, por supuesto, de sus 2 elementos principales: la denuncia interna y el canal para hacerla. 

Y, justamente, para aumentar nuestro conocimiento sobre el primer elemento, checa a continuación los puntos principales para realizar un buen proceso de investigación de estas denuncias. Te aseguramos que la información te será de gran ayuda en tus procesos de compliance.

1: Establecer los objetivos del proceso de investigación

Como mencionamos anteriormente, el proceso de investigación de la denuncia interna debe formar parte de cualquier protocolo de cumplimiento normativo pues, por lo regular, será el primer paso a seguir cuando se reciba un aviso o sospecha de algún probable delito, falta al código de ética y conducta de la empresa, fraude o hecho corrupto, por lo que habrá que determinar de forma clara sus objetivos, incluyendo: 

• Tener una estrategia procesal completa. 
• Instaurar un buen canal de denuncia, que incluya su recopilación, administración y efectos posteriores. 
• Plantear procedimientos de colaboración con la justicia cómo medio para controlar posibles responsabilidades penales y/o reputacionales. 
• Desarrollar e implementar modelos de prevención. 

Y, claro, tener un adecuado seguimiento y control de las denuncias, las cuales a su vez llevarán a las empresas a anticiparse (en la mayoría de las ocasiones) a malas prácticas que puedan derivar en actos delictivos. 

2: Tener un buen canal de denuncia

Ya lo habíamos dicho, pero para poder investigar una denuncia interna es necesario, antes que todo, tener un buen y adecuado canal de denuncias, el cual de forma mínima, debe cumplir con los siguientes parámetros: 

• Fácil y rápida accesibilidad sin importar puestos o jerarquías. 
• Correcta comunicación y capacitación sobre su uso.
• Garantía de la confidencialidad y el anonimato y las no represalia. 
• Tener un sistema y personal de gestión, administración y tratamiento posterior de la denuncia. 
• Contar con un adecuado régimen disciplinario y sancionador.

Cuestiones que deben ser revisadas de forma periódica, incluso, a través de auditorías forenses por parte de un tercero o revisiones de procesos internos que permitan mantener el correcto funcionamiento o, en todo caso, detectar y subsanar errores o fallas para buscar siempre la mejora continua.

3: Elegir un tipo de investigación 

Ahora bien, el tercer paso para investigar de forma correcta una denuncia interna será elegir la investigación que mejor convenga a cada organización, pues hay al menos 4 tipos principales: 

• Proactivas: Menos invasivas y de testeo en el nivel de cumplimiento (enfoque basado en riesgo). 
• Reactivas: Realizadas por sospechas, casi siempre derivadas de los canales de denuncias y que pueden poner en peligro a la empresa. 
• Previas: Por iniciativa de la empresa y antes de que haya un procedimiento pericial, judicial o penal en marcha.
• Paralelas: Realizadas en el curso de una investigación  con el fin de colaborar en alguna pericia o procedimiento penal judicial. 

Aunque eso sí, sin importar cuál sea la elegida, guardando el equilibrio de obligaciones, derechos e intereses de las partes y, por supuesto, bajo una correcta supervisión y asesoramiento jurídico especializado en litigio en collar blanco o laboral, especialista de investigación forense y de compliance. 

4: Elegir la metodología de investigación y las técnicas de recolección de datos

Por otro lado, además del tipo de investigación, también habrá que elegir la el equipo y procedimiento que seguiremos para canalizar la denuncia interna, habiendo 2 tipos esenciales:

• Armar un comité de crisis: tener un plan de acción para mitigar cualquier daño financiero o reputacional que pudiera impactar a empresa.
• Identificar la información o personal crítico: así poder salvaguardar la confidencialidad de la investigación.

Y, además de todo esto, habrá que complementar lo anterior con una o varias técnicas de recolección de datos físicos o electrónicos, una vez planificando el plan de acción a seguir, incluyendo:

• Partes interesadas: canales de comunicación efectivos y directo.
• Entrevistas: establecer la lista prioritaria para recabar información clave. 
• Análisis de información relacionada a la alegación: A través de fuentes de información secundarias como expedientes y documentos, conforme sea el caso. 
• Redefinición del plan de acción: A través del análisis preliminar realizado anteriormente, si fuera necesario. 

Teniendo que obtener, con cada una de ellas, resultados específicos que respondan y verifiquen las hipótesis iniciales. 

5: Otras cuestiones a considerar

Finalmente, en la investigación de la denuncia interna, también habrá que considerar algunos otros elementos que ayudarán a que se lleve a cabo de la mejor forma, incluyendo: 

• Decidir quién tendrá el conocimiento y control de la investigación, ya sea un equipo destinado a la labor o algún órgano interno; siempre cuidando que tenga todos los recursos necesarios y la suficiente autonomía de acción para llevarla a cabo. 
• Decidir quién realizará la investigación y si se hará de forma interna o externa. 
• Determinar, específicamente, qué puede y qué no puede hacer la empresa, siempre respetando la legalidad y poniendo especial atención en el uso de información, la privacidad, el uso de medios tecnológicos y de información y la comunicación con el(la) colaborador(a). 

Teniendo la recomendación general de que se establezca una política donde se declaren, explícitamente, los derechos y obligaciones de ambas partes dentro de la investigación. 

La investigación de la denuncia interna, incluso, cuando no detecta la comisión de un delito o violación del código de ética y conducta, es un excelente ejercicio de compliance, pues tanto con los canales como con las metodologías, se pueden revisar todos los procesos, controles, políticas y normas de la organización. 

Así, tener un buen sistema de investigación será una labor vital más del compliance y, por supuesto, de la mejora continua.