ComplianceNuevo año, establece tus objetivos de Compliance

Como hemos visto, la gestión de cumplimiento normativo es todo un tema, pero lo que es un hecho, es que para lograrla debemos tener claros los objetivos de compliance. 

Así que, si quieres saber más sobre este tema, sigue leyendo, pues te daremos algunas de las directrices más importantes que te recomendamos tomar en cuenta para este 2021.

1: Evaluar los Riesgos de Fraude y Seguridad de Información      

El primero de los objetivos de compliance a seguir será, por supuesto, una correcta evaluación de riesgos, específicamente enfocada al fraude y la seguridad de información, pues ésta tendrá importantes efectos en las siguientes dimensiones de la organización:

• Económicos: directos e indirectos. 
• Reputación interna y externa. 
• Confianza y valor de la información y de los recursos.

Y, más importante aún, incluso en aspectos legales, así que se deberán encontrar estrategias y acciones específicas para contrarrestarlos.  

2: Implementar y operar un Programa de Integridad o Compliance

Por supuesto, el segundo de los objetivos de compliance será contar con un Programa o Código de Integridad/Ética el cual, entre otras cosas, deberá contemplar:

• Una área o responsable de compliance.
• Plan completo de prevención y análisis de riesgos.
• Utilización de metodologías en marcos de referencia determinados. 
• Alineación a cultura corporativa.
• Auditoría e inventario de políticas y procedimientos. 
• Diseño de sistema de controles y reporteo.
• Implantación de directrices y protocolos disciplinarios.
• Investigación de alegaciones o sospechas de eventos que violenten lo relacionado al Código. 

Y, claro, una correcta capacitación, seguimiento y reconocimiento a cada colaborador(a) y directivo(a), pues de ellos(as) dependerá el verdadero éxito. 

3: Sensibilizar y comunicar

De la mano del punto anterior, será vital que este Programa de Compliance venga acompañado de un sistema de comunicación interno y externo, el cual además, deberá contemplar al menos 4 importantes elementos:

• Estrategias para compartir documentos, políticas y reglamentos que se emitan en la materia.
• Medios claros y eficientes, por ejemplo capacitaciones vía e-learning es una buena opción.
• Canales de preguntas y respuestas, retroalimentación y, por supuesto, de denuncia anónima. 
• Campañas de sensibilización para concientizar sobre la importancia del comportamiento ético y moral. 

Y, claro, el diseño de estrategias externas que igualen estas acciones internas, a fin de que nuestros clientes y proveedores se enteren sobre los métodos y bases de trabajo. 

4: Fomentar la cultura de “puertas abierta” 

Por otro lado, el cuarto de los objetivos de compliance será tratar, en la medida de lo posible, de fomentar una cultura o política de “puertas abiertas”, es decir, la flexibilización de las relaciones entre los(as) colaboradores(as) y la línea directiva, incluyendo directrices como: 

• Realización de reuniones frecuentes entre los gerentes y los equipos.
• Instauración de canales donde cualquier empleado(a) pueda contactar a sus superiores(as). 
• Implementación de comunicación más “informal”, por ejemplo, usando nombres de pila en lugar de cargos, a fin de fomentar la confianza. 

E, incluso, el diseño de oficina de planta abierta, es decir, con pocas separaciones para aumentar aún más esa sensación. 

5: Realización de auditorías de compliance

Por supuesto y, un poco conjuntando todos los elementos anteriores, otro de los objetivos de compliance será la realización de auditorías de compliance que tengan como objetivo el aseguramiento del cumplimiento de las políticas y marcos regulatorios, incluyendo un enfoque de análisis transaccional forense para entender lo que esté ocurriendo a nivel operacional de la empresa. De esta manera se levantarán las banderas rojas para tomar acciones correctivas, para lo cual, se deberá incluir:

• Diversas disciplinas y áreas, incluyendo finanzas, contabilidad, derecho, informática, recursos humanos, TI, legal, compras, comercial, etc. 
• Técnicas forenses, si fuera el caso, el análisis tecnológico a través de e-Discovery, con un enfoque limitado que genere evidencia electrónica.. 
• Validación de modelos de so de inteligencia artificial, de ser el caso, y el uso adecuado ante los principios éticos y valores de la empresa. 

Y, todo esto en cada una de sus etapas formales, desde la Indagación, Observación, Inspección y Confirmación hasta el Análisis, además de tener que realizarlas de forma periódica para hacer cualquier detección, observación o corrección a tiempo.

Como viste, la Gestión y Operación de un Programa de Compliance es sumamente importante para las buenas prácticas de cualquier organización; no obstante, si en tu empresa no la has empezado o quieres mejorarla, te recomendamos que pongas en práctica estos objetivos de compliance, pues siguiendo estas directrices podrás llegar a la consecución de un programa completo de calidad y eficiencia en todos los procesos. 

Así que ya sabes, Año Nuevo, nuevas metas de compliance.