Compliance¿Buscas iniciar un programa de Compliance? 5 consideraciones que debes tomar en cuenta

En anteriores entradas ya revisamos los beneficios de implementar la gestión de cumplimiento normativo, es decir de un programa de compliance en una organización, pues como vimos, no sólo es una herramienta para la administración de riesgos, sino que también, incluye todas las buenas prácticas y procedimientos destinados a garantizar el cumplimiento de normas establecidas por las organizaciones, abarcando los requisitos de cumplimiento internos y externos.

Pero ¿Cuáles son las consideraciones que debes tomar en cuenta para iniciar el programa? A continuación, las conocerás.

1: Contar con un área o responsable de compliance

Por supuesto, el primer paso para tener un buen programa de compliance es contar con un área, persona o, incluso, consultoría externa, siempre con la responsabilidad de la alta dirección, que sea responsable de llevar a cabo y de supervisar las acciones a tomar dentro del mismo, para lo cual habrá que tomar en cuenta varios requisitos y puntos: 

• Ser un órgano de la persona jurídica, lo que facilitará el contacto diario con el funcionamiento de la propia corporación. 
• Lo anterior, no implica que este órgano deba desempeñar por sí mismo, todas las tareas de la función de cumplimiento normativo, que pueden ser realizadas por otras unidades distintas, tal y como pudieran ser las unidades de: Riesgos, control interno, prevención de riesgos laborales o prevención del blanqueo. 
• Disponer de suficiente experiencia práctica en compliance y gestión de riesgos. 
• Tener una buena dimensión y conocimiento de la organización y todos sus recursos (humanos, materiales y tecnológicos).
• Contar con una buena capacidad de liderazgo, análisis, autonomía, iniciativa y poder de decisión. 
• Tener integridad, compromiso y altos valores éticos. 

Así, veremos que lo óptimo será contar con un equipo dual: Miembros de la organización en este tipo de funciones y otra parte externa especialista, juntando las capacidades y expertise para iniciar el diseño y la implementación; además de que, en algunas actividades, la externalización es ideal, como por ejemplo, en la formación de empleados o en la instauración de canales de denuncia. 

2: Análisis de riesgos y plan de prevención 

Por otro lado, la siguiente consideración para iniciar un programa de compliance es la necesidad de diseñar y realizar un buen análisis de riesgos, a fin de crear un plan de prevención inicial, el cual deberá contemplar:

• Detección de riesgos específicos a los que la organización se enfrenta, de acuerdo con su propio giro y características.
• Detección de áreas con mayores riesgos a fin de asignar recursos y esfuerzos adecuadamente. 
• Elaboración de un mapa de riesgos que calcule la probabilidad de comisión de delitos y su rango de relevancia en función del potencial impacto a la empresa. 
• Inclusión de medidas a corto, mediano y largo plazo que se deberán adoptar para prevenir y reaccionar frente a cada uno de los riesgos de incumplimiento que se identificaron. 

Y, con todo esto, obtener un documento de gestión de dichos riesgos (que debe tener un lenguaje claro y preciso) a fin de que sea accesible para todos(as) en la organización. 

3: Utilizar metodologías en marcos de referencia 

Ya que un programa de compliance buscará adecuar muchos de los procedimientos, comportamientos y hasta estructura de las empresas, es necesario que éste se realice bajo una metodología segura y predictiva que no comprometa la operatividad y eficiencia de la organización, por lo que, claro, es un excelente consejo seguir las guías de actuación y prácticas recomendadas que ya existen. 

Así, un marco de referencia de compliance incorporará instrucciones, recomendaciones y pautas con el suficiente detalle para guiar su implantación y ejecución, siendo un crisol de las mejores prácticas y de la puesta en escena de la experiencia y el estudio de los expertos(as) internos y externos.  

4: Alinear la cultura corporativa 

En cuarto lugar, la siguiente consideración para iniciar un programa de compliance es que, justamente, éste se incorpore  a la cultura corporativa existente, pues sus principios y formas se deberán alinear a la actuación de los miembros de la empresa y, claro, a la construcción de un código ético único, incluyendo además: 

• Una verdadera disuasión contra actividades delictivas o corruptas. 
• Compromiso con las decisiones estratégicas en todos los niveles.
• Participación y capacitación del equipo humano en la interiorización de los valores, pautas de comportamiento y obligaciones.
• Elaboración de mecanismos y soportes de comunicación para la correcta transmisión.

Contribuyendo así con la legitimación del programa de compliance y su adopción efectiva en la organización.

5: Considerar algunos extras

Finalmente, hay que tomar algunas consideraciones extras para el inicio de un programa de compliance: 

• En todo tiempo confirmar el compromiso de la alta dirección y la asignación de recursos para el efectivo curso del programa de compliance.
• Dotarse de un equipo interno de cumplimiento. 
• Reunir todas las políticas y procedimientos en un solo lugar, realizando una auditoría e inventario de lo existente. 
• Diseñar un sistema de controles y reporteo.
• Implantar directrices y protocolos disciplinarios claros que se apliquen de manera activa y constante.
• Documentar el reconocimiento y la capacitación de los(as) colaboradores(as) relacionados(as) con el programa.

E, incluso, adoptar algún sistema de software que ayude a toda la implantación y control. 

Como vimos, iniciar un programa de compliance implica tomar acciones en muchas dimensiones, aspectos y niveles de la organización, pues afectará los procedimientos, políticas y recursos de la misma, alineando, incluso, la propia cultura corporativa. 

Eso sí y además de esto, habrá que tener en mente una consideración final: La clave del conjunto de todas estas acciones será una actuación comprometida, enérgica y continua de toda la organización.