Recursos HumanosProtección al denunciante: ¿Represalia o compromiso real?

Como sabemos, una correcta implementación de un sistema de gestión de cumplimiento normativo o compliance le traerá una serie de importantes beneficios a cualquier organización; no obstante, la participación activa de todos los colaboradores es esencial para su éxito.  Y, en el caso de la instauración de un canal de denuncia ¿Cómo tener un buen y, lo más importante, efectivo sistema de protección al denunciante?

Veamos con detalle sus elementos, pues éstos serán la diferencia entre un compromiso real y una acción ineficiente por miedo a las represalias. 

1: Tener un adecuado canal de denuncias 

Por supuesto, uno de los puntos esenciales para tener un buen sistema de compliance y de protección al denunciante, es tener un adecuado canal de denuncias, el cual debe de cumplir ciertos parámetros, a fin de dar la suficiente confiabilidad y seguridad a sus usuarios(as), incluyendo: 

• Fácil y rápida accesibilidad para todos los(as) colaboradores(as) sin importar su jerarquía. 
• Comunicación y capacitación sobre su uso, incluyendo las directrices sobre qué temas se pueden tocar y cuáles no. 
• Garantizar, por sobre todas las cosas, la confidencialidad y el anonimato.
• Revisar, periódicamente, el funcionamiento del canal de denuncias, pudiendo solicitar auditorías forenses externas que permitan detectar y subsanar posibles errores.

Y, en conjunto, establecer un adecuado régimen disciplinario y sancionador, de acuerdo con la ley y con la normativa interna; cuestiones que también deberán quedar claras para todos(as) dentro de la empresa. 

2: Escoger el tipo de canal adecuado 

Y, aunado a lo anterior, otra cuestión vital para la protección al denunciante también estará alrededor de la instauración del canal de denuncia, pues dependiendo del tipo de empresa y sus riesgos, habrá que escoger entre canales: 

• Internos: Los cuales son administrados por la misma empresa.
• Externos: Los cuales pueden ser ante autoridades competentes o, por el contrario, llevados por empresas imparciales y dedicadas a este tema.

Y, a su vez, determinar los medios más adecuados: 

• Cara a cara: El que más desventajas presenta pues, claramente, no existe el anonimato.
• Telefónicas: De nivel medio de seguridad y anonimato, además de que dependen de horarios y operadores.
• Vía email: Método sencillo, barato y accesible, pero claro, no es anónimo ni asegura el seguimiento automático. 
• Digital: A través de una app o software y con numerosas ventajas pues permite encriptar la información y garantizar el anonimato, aumentando las posibilidades de denunciar. 

Así, cada empresa deberá elegir su método ideal de acuerdo con su programa y planes de compliance, aunque es claro que, de ser posible, habrá que darle prioridad a aquellos canales que garanticen el anonimato y el seguimiento automático a los fraudes y demás actividades ilícitas o corruptas que se denuncien. 

3: La administración de la denuncia

Por otro lado, la protección al denunciante también dependerá no sólo del canal, sino también y en gran medida, de la gestión, administración y tratamiento posterior, por lo que habrá que considerar tener:

• Un equipo de personas imparciales y preparadas para recibir, administrar y canalizar las denuncias, pues ellas decidirán los pasos posteriores, incluyendo la comunicación a esferas más altas. 
• Un sistema de manejo y jerarquización de las denuncias, pues habrá algunas con información especialmente sensible.
• Obligación de presentar un acuse de recibo en un plazo máximo de días y, por supuesto, plazos para el seguimiento y respuesta. 
• Preferentemente un software de gestión de denuncias.

De esta forma, se deberá seguir protegiendo la confidencialidad y, claro, las acciones a realizar. 

4: Quitar el temor a las represalias

Como hemos visto en otros temas, una gran parte del éxito de cualquier acción de compliance se basa en reforzar sus elementos en la cultura organizacional y, la protección al denunciante no es la excepción, pues un buen canal deberá garantizar:

• Medidas que protejan y garanticen la confidencialidad y el anonimato de acuerdo con las normativas vigentes. 
• Métodos determinados de presentación y autentificación de pruebas. 
• Política escrita y difundida que establezca el objetivo, funcionamiento, responsables y, en especial, que asegure la confidencialidad e inexistencia de represalias. 
• Implementación de un tratamiento digno y, una vez concluida la investigación, el/la denunciado(a) deberá poder ejercer su derecho a ser oído(a), así como de ser notificado(a) sobre la formación del expediente, así como de las medidas que se dispondrán.

Y, como aderezo, capacitaciones y platicas vinculadas a la ética laboral y sus exigencias legales y en el trabajo. 

Como vimos, contar con un canal de denuncias eficiente y que realmente proteja a los(as) denunciantes es todo un reto dentro de las actividades de compliance. No obstante, el poder lograrlo, traerá importantes beneficios no sólo en la localización de posibles fraudes o actos corruptos, sino también, en el aumento de la confianza y la seguridad dentro de la compañía y entre colaboradores. 

Así que, si todavía no cuentas con esta herramienta o quieres perfeccionarla, acércate a un experto(a) para que te asesore, pues sus ventajas retornarán con creces esa inversión y fomentará esa cultura de integridad y compliance en tu organización.