¿Crees que las funciones del Compliance Officer sólo se centran en hacer cumplir las normas? ¡Pues no! Así que si quieres descubrir todas sus funciones e importancia como líder de cualquier organización, sigue leyendo, pues te daremos todos los detalles.
¿QUÉ ES UN COMPLIANCE OFFICER?
Este término, usado por primera vez en 1991 en la Universidad de Bentley, Massachusetts, al conformar la Ethics & Compliance Officer Association, se puede definir de forma general y de acuerdo con Sylvia Enseñat, como:
“Una figura que gestiona riesgos, debiendo ser una persona que demuestre valores como integridad, compromiso, liderazgo, comunicación efectiva, habilidad para insistir y convencer sobre la aceptación de sus recomendaciones, así como un conocimiento profundo (o disponer de acceso a expertos) en temas de cumplimiento normativo”.
Siendo así la/el máximo responsable del seguimiento, control y cumplimiento efectivo de las normas y riesgos operativos que pueden afectar, incluso legalmente, a las empresas.
Lo anterior, es un punto vital del por qué también se debe definir claramente cuál es el rol que jugará, sus responsabilidades de forma específica y, claro, dotarlo de las atribuciones suficientes para que pueda ejercer las funciones encomendadas de la mejor forma.
¿Cuáles son las funciones del Compliance Officer?
Y, entonces ¿Cuáles serán estas funciones? Pues si bien, no existe un conceso completo, la Norma Mexicana NMX-CC-19600-IMNC-2017 señala que las principales responsabilidades del Compliance Officer serán:
- Identificar las obligaciones a que están sujetas las empresas, tanto desde el punto de vista legal como también aquellas directrices que deriven de políticas y procedimientos internos.
- Proveer o coordinar los entrenamientos continuos en materia de cumplimiento.
- Ser el responsable de la comunicación del Programa de Compliance a los empleados, debiendo divulgar cualquier información relevante en materia de cumplimiento a las empresas y entregar el Código de Integridad o Conducta y las políticas a que estará sujeto el personal.
- Implementar las medidas y controles que le permitan conocer oportunamente los riesgos.
- Identificar y atender los riesgos derivados de sus relaciones con clientes, proveedores, distribuidores y comerciales externos.
- Vigilar el funcionamiento del sistema de prevención de riesgos y tomar las medidas preventivas y correctivas que garanticen su eficacia y asegurar la revisión en los intervalos planificados.
- Proveer asesoría a la organización en materia de compliance.
Además de conocer y comprender los procesos y procedimientos de la empresa para integrarlos y desarrollarlos junto con las obligaciones en materia de cumplimiento normativo, y así, conocer riesgos e incidencias, principalmente a través del manejo de:
- Sistemas de denuncias, quejas y atención.
- Reuniones e informes periódicos con los responsables de procesos e incidencias.
- Mecanismos de soporte directo a colaboradores.
- Checkpoints y controles de procesos.
- Indicadores de desempeño y de cumplimiento.
- Conducir o coordinar, junto a firmas especializadas, las investigaciones internas.
Tratándose de todo un papel de liderazgo que deberá ejecutar tareas de seguimiento, control, implementación, capacitación y notificación en diversas áreas de la organización.
¿Qué se necesita para ser Compliance Officer?
Pues bien, con toda esta diversidad de funciones, es claro que el/la Compliance Officer deberá tener un perfil muy específico, el cual podría variar entre industrias, pero que en general deberá incluir:
- Experiencia y conocimiento en cumplimiento normativo, legal y, claro, en el giro específico de su organización.
- Amplias habilidades de comunicación, incluyendo escucha y capacidades de habilitación.
- Acceso directo a expertos(as) en materia de compliance, buen gobierno corporativo, fiscalidad, penal y cualquier otro aspecto donde pueda existir un riesgo para la empresa.
- Liderazgo y buen control del personal.
Además de que deberá obtener dentro de la organización:
- Autonomía e independencia con línea directa de reporte a la alta dirección.
- Acceso a la Junta General y derecho de voz en los órganos de Administración.
- Reconocimiento como autoridad en el cumplimiento, tanto por el personal como por la propia administración.
Teniendo que ser partícipe de las decisiones estratégicas, a fin de analizar los riesgos antes de que se ejecute cualquier acción que pueda representar un peligro.
SER COMPLIANCE OFFICER
Como vimos, la figura del Compliance Officer es sumamente compleja, pues no sólo se trata de una función de supervisión, sino que más bien, estará sumergido(a) en diferentes áreas y temas, pues en cualquiera pueden surgir posibles riesgos, fraudes, actos corruptos y peligros que vulneren a la organización.
Así mismo, es importante mencionar que el Tecnológico de Monterrey cuenta con una certificación en materia de ética y compliance a nivel internacional donde, desde el 2016, ha formado a más de 200 personas relacionadas a Compliance. Esto es aunado a la propia experiencia; aunque, como hemos visto, la cultura del compliance se está extendiendo de forma constante y sustancial en América Latina, así que esperemos cada vez más y mejores noticias.
