ComplianceClaves para lograr una Gestión de Activos de Software exitosa (SAM)

En anteriores entradas ya hemos revisado varios temas de tecnología y ciberseguridad; así que, para aumentar nuestros conocimientos en el tema, es momento de hablar de la Gestión de Activos de Software, otra práctica esencial del buen compliance. 

Checa sus claves principales, para que la conozcas a fondo.

1: ¿Qué es la Gestión de Activos de Software?

La Gestión de Activos de Software o más popularmente conocida como SAM por sus siglas en inglés (Software Asset Management), es una rama del proceso de Gestión de Activos de ITIL. 

¿Qué que es ITIL? Pues el marco integral de gestión de servicios de TI que abarca la estrategia de servicio, el diseño, la transición, la operación y la mejora continua de este servicio, enfocada en gestionar y optimizar todo el ciclo de vida de los activos dentro de la organización, es decir; desde la compra, hasta la instalación, mantenimiento, uso y eliminación de la herramienta. 

Así, la Gestión de Activos de Software será un instrumento esencial y una buena práctica para controlar los recursos de TI dentro de una organización, enfocándose principalmente en el software utilizado para las operaciones, permitiendo la realización de un inventarios de la red, así como la obtención de políticas y prácticas para comprar, implementar, actualizar o retirar software.

2: Etapas de la Gestión de Activos de Software

Ahora bien, la Gestión de Activos de Software tendrá claras etapas, mismas que pueden ser divididas en 4 principales: 

• Adopción: La cual incluye la realización del inventario mencionado, ya sea de forma manual o automatizada (con ciertas herramientas especialmente diseñadas para la labor) a fin de tener un registro actualizado y exacto de todo el software, mismo que además se clasifica y se le asigna dueños(as), custodios(as) y usuarios(as). 
• Adaptación: En la cual se identifican licencias y se organiza la información y documentación a fin de verificar si estos activos están siendo utilizados y protegidos de forma eficiente. 
• Aplicación y supervisión: En la cual se utilizan herramientas de control y se revisa la distribución del software y las acciones de seguridad. 
• Mantenimiento: El cual quedará a cargo del personal para continuar y mejorar con los procesos a través de actividades como: actualizaciones, programaciones de inventarios de seguimiento y planes para incrementar los niveles de madurez y automatización. 

Eso sí, cumpliendo en todas la etapas con las políticas y los requisitos legales de uso correcto de software, a fin de reducir posibles riesgos y, también, cumplir con los parámetros de gestión de cumplimiento normativo.

3: Beneficios de la Gestión de Activos de Software

Por otro lado y, como ya te imaginarás, la Gestión de Activos de Software tendrá claros beneficios para cualquier organización, incluyendo: 

• Conocimiento y optimización de todos los activos y procesos a través de un sistema de información más eficiente, permitiendo a la vez, una mejor toma de decisiones en cuanto a herramientas y soluciones. 
• Reducción de riesgos financieros, legales, regulatorios y de seguridad.
• Mantenimiento de sistemas seguros, pues permite la detección temprana de aplicaciones ilegales o no autorizadas. 
• Análisis de patrones de uso, a fin de conocer frecuencias, necesidades de actualización y mantenimiento, herramientas y sistemas utilizados, etc., lo cual permitirá una posible reducción de costos al conocer y seleccionar lo verdaderamente requerido. 
• Cumplimiento de leyes y normativas: Pues los activos y sistemas se mantendrán al día en términos de licencias, compatibilidades y reglamentaciones, pudiendo cumplir, de forma más fácil y sencilla, con cualquier auditoría. 

Así como y, en general, lograr una optimización en las mejores prácticas de la empresa y los(as) colaboradores(as).

4: Tips extras 

Finalmente, chequemos algunas recomendaciones adicionales para la Gestión de Activos de Software:

• Revisa las necesidades de los usuarios(as), pues aunque el SAM es una actividad global, hay que checar lo que realmente requieren para que sean de verdadera utilidad. 
• Procura automatizar parte del proceso, pues se reducirán tiempos y se encontrarán soluciones y respuestas más eficientes. 
• Conviértela en una práctica permanente y constante con auditorias, al menos, trimestrales e, incluso, con sistemas de alerta sobre actualizaciones, licencias, mantenimientos, etc. 

Y, como en otros procesos y herramientas que hemos visto, procura tener un equipo de personas destinadas a esta labor, con roles y funciones definidas, pues esto será esencial para obtener resultados exitosos.  

Como vimos, la Gestión de Activos de Software es un herramienta vital para usar de forma correcta y eficiente nuestros activos en esta materia, aumentando no sólo la seguridad y el control sobre ellos, sino también e incluso, mejorando costos al eliminar sistemas o instrumentos que no se necesitan o actualizando versiones que brinden resultados óptimos para la operación. 

Así que, si todavía no cuentas con esta herramienta en tu organización o quieres mejorarla aún más, acércate con un experto para que te apoye con el tema. Verás grandes beneficios.